4 règles essentielles pour manager une équipe à distance

Publié le : 17 avril 2020

Depuis quelques semaines, nous travaillons tous depuis la maison, si notre profession le permet. Cette situation inédite s'est rapidement chargée de mettre à jour nos compétences digitales (utilisation de nouveaux logiciels pour partager des documents ou mener des réunions) ainsi que nos compétences managériales. En effet, comment garder une équipe engagée et performante à distance alors que nous avons l'habitude d'être dans le même open space?

Si cette situation est nouvelle pour certains, elle ne l'est pas pour d'autres

Révolution digitale, flex office, home office, freelancing, slashing, Millennials, switchs professionnels... les nouvelles technologies ont impacté le monde du travail sans précédent. Dans ce nouveau contexte, quelques structures ont réagi très rapidement, en mettant en place des systèmes de fonctionnement permettant une grande flexibilité pour leurs équipes. Entre autres, la pratique de plus en plus répandue du télétravail, que Deloitte estimait en 2016 déjà à hauteur de 28% pour les Suisses romands (sur la base d'1/2 journée par semaine).

Certaines entreprises sont même parties de ce mode de fonctionnement pour développer leur business model, à l'instar de sociétés comme Platform.sh, Automattic ou BoundManager, faisant ainsi l'économie de la location de bureaux et du matériel associé. Ces entreprises font souvent partie de la grande famille de la Tech et possèdent des équipes dans plusieurs pays. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce mode de fonctionnement, nous vous conseillons la lecture de cet article: Les entreprises converties au 100% télétravail, comment ça marche ?.

> Pour découvrir les derniers résultats de notre études YPAI, c'est par ici !

Le management à distance est-il vraiment différent du management classique?

Les compétences nécessaires pour encadrer une équipe à distance sont les mêmes que celles nécessaires pour un management de bureau, et maintenir un niveau d'engagement optimal reste l'objectif principal. Chez Academic Work, nous pensons qu'un bon niveau d'engagement est assuré en insufflant suffisamment de clarté et d'énergie à son équipe. La différence avec la distance, c'est que ces deux composantes sont plus difficiles à communiquer, du fait que l'on ne se voit pas, "en vrai". Voici 4 conseils pour remédier à cette situation.

#1 Trouver un équilibre entre improvisation et structure

Quel type de télétravailleur forcé êtes-vous, vous-même? Plutôt dans le déni, l'improvisation, ou la survie? Quelque soit votre contexte personnel, nous pouvons tous nous accorder sur le fait que le télétravail imposé 24/7 nous a demandé un certain temps d'adaptation, pour, après environ 1 à 2 semaines, trouver un nouveau rythme. Certains arrivent à maintenir un 8h30 - 18h avec une heure de pause lunch, d'autre préfèrent travailler 7 heures d'affilée pour pouvoir s'occuper de leur famille le reste de la journée, et puis il y a ceux qui travaillent la nuit ou le weekend, quand l'inspiration les appelle. Les circonstances particulières de cette situation nous font chacun réagir à notre manière, en fonction de nos impératifs.

En tant que manager, il est bienvenue de laisser les membres de votre équipe s'organiser en fonction de leurs contraintes respectives, et de créer, au milieu de ce nouvel environnement, des moments durant lesquels vous pourrez échanger et faire le point. Chez Academic Work, nous avons l'habitude de rencontrer nos managers respectifs une fois par semaine pour un point opérationnel, et une fois par mois pour prendre de la hauteur sur le quotidien. Depuis que nous sommes passés en télétravail à 100%, nous avons gardé ces rendez-vous et avons rajouté des points de contact supplémentaires, en début ou en fin de journée, tous les deux jours. À vous de mettre en place des rituels adaptés mais réguliers, durant lesquels vous pourrez continuer d'échanger avec vos équipes comme vous le feriez si vous partagiez le même espace de travail.

#2 Être très clair.e sur quand et comment se contacter

Attention, être disponible ne veut pas nécessairement dire pouvoir être contacté.e à toute heure du jour ou de la nuit, mais plutôt laisser la possibilité de le faire régulièrement et facilement. Et même si la disponibilité n'a pas été choisie comme qualité principale lorsque nous avons demandé aux jeunes professionnels le comportement idéal d'un manager (voir notre enquête YPAI de 2019), cette attitude devient cependant essentielle lorsque la relation de management s'effectue à distance. Soyez clair.e sur le meilleur outil pour vous joindre (téléphone, Skype, Teams, e-mail?) et les plages horaires sur lesquelles vous êtes réactif.ve.

Si votre agenda est encombré de nombreuses réunions, peut-être pouvez-vous bloquer une ou deux heures tous les deux jours pour laisser votre équipe la possibilité de vous contacter si elle en ressent le besoin.

#3 Améliorer l'efficacité des réunions

À distance, les réunions téléphoniques ou en visioconférence sont nécessaires pour la simple et bonne raison qu'elles représentent l'une des seules interactions que nous avons avec nos collègues. Alors autant en peaufiner l'efficacité!

Chez Academic Work, nous observons quelques règles essentielles:

1. Utiliser une plateforme performante. De nombreuses applications sont aujourd'hui disponibles pour réaliser des réunions à distance, et notre préférence va à Microsoft Teams que nous considérons comme le meilleur outil de partage de documents et de visioconférence. Nous y avons d'ailleurs consacré un article que vous pouvez consulter sur notre blog.

2. Envoyer un agenda précis avant la réunion. Cela vous permettra d'y inclure l'ensemble des sujets à aborder ainsi que les documents nécessaires à l'interaction. Plus vos collaborateurs seront préparés pour une réunion, plus le temps de celle-ci servira à échanger, construire, décider.

3. Définir un.e animateur.rice. Désigner une personne qui animera la réunion vous permettra de vous décharger de la responsabilité d'aborder tous les points de l'agenda tout en vous assurant que tous les participants interagissent. Vous pourrez de votre côté prendre les notes que vous jugerez nécessaires ou vous concentrer sur les questions les plus importantes.

#4 Préserver les moments informels

Votre relation au travail à distance est peut-être temporaire, car liée au contexte actuel, ou elle est peut-être permanente, car votre équipe est éparpillée aux quatre coins de l'Europe. Quelque soit votre situation, votre équipe comme vous-même avez besoin de lien social. Si les trois conseils précédents visent principalement à optimiser la clarté de votre communication, ce dernier conseil concerne plutôt la composante énergie d'un bon niveau d'engagement.

Préserver les moments informels entre collègues, c'est pouvoir passer un coup de fil rapide pour échanger des nouvelles plus personnelles, participer à un after-work digital, faire un cours de yoga via Teams ou envoyer quelques nouvelles aux collègues que vous contactez le moins... en résumé: prendre soin de ce qui rend la vie de bureau agréable. Chez Academic Work, nous organisons régulièrement des after-works et cours de sport via Microsoft Teams, pour garder la forme, et le contact entre nous tous.

Conclusion et lectures complémentaires

Nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à peaufiner vos méthodes et outils pour un bon management à distance. Vous retrouverez ci-dessous les contenus et lectures complémentaires associés à cet article:

• Work Smart Week, l'étude Deloitte sur le télétravail,

• Les entreprises converties au 100% télétravail, comment ça marche ?, sur Les Echos Start,

• Les 7 profils de collègues face au télétravail forcé, de chez Welcome to the jungle,

• Le YPAI - Young Professional Attraction Index, la seule étude de Suisse romande à propos des jeunes professionnels,

• Les 5 fonctions essentielles de Microsoft Teams - pour des réunions à distance plaisantes... et efficaces, sur notre blog.