Digitales Onboarding
Neue Kolleg:innen einarbeiten, obwohl Sie sich nicht im gleichen Raum oder gar in der gleichen Stadt befinden? Wenn es eine Sache gibt, die uns die Pandemie im Jahr 2020 gelehrt hat, dann ist es, dass alles auch digital funktioniert. Eine herausfordernde, aber besonders wichtige Aufgabe für Sie als Unternehmen. Ohne die soziale Interaktion ist es umso wichtiger, dass sich ein:e neue:r Mitarbeiter:in sicher, willkommen und auf die ersten Arbeitstage gut vorbereitet fühlt.
Wie das Engagement beeinflusst werden kann
Die Qualität des Einarbeitungsprozesses wirkt sich direkt auf das Engagement eines Mitarbeiters und einer Mitarbeiterin zu Beginn seiner Tätigkeit aus. Wenn Sie ihm die richtigen Instrumente und klare Informationen an die Hand geben, hat er oder sie alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start. Im Folgenden finden Sie einige Dos & Don'ts, die Ihnen im speziellen Fall einer Einarbeitung aus der Ferne helfen können.
Do
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen bedarf der Vorbereitung, sowohl auf Seiten des Arbeitgebers als auch auf Seiten des Arbeitnehmers und Arbeitnehmerin. Personen, die gerade einen Arbeitsvertrag unterschrieben haben, sind in der Regel daran interessiert, alle Arten von Informationen über die Organisation zu erhalten, in die sie eintreten werden. Dies ist eine gute Gelegenheit, um ihnen die Unterlagen zukommen zu lassen, die Sie für notwendig erachten: verschiedene Präsentationen, Verhaltensregeln und Richtlinien etc.
Kommunikation ist das A und O
Bei der Remote-Arbeit muss besonders darauf geachtet werden, wie oft und wie gut die Kolleg:innen miteinander kommunizieren. Wenn Sie eine:n neue:n Mitarbeiter:in einführen, ist es wichtig, dass Sie die anderen Teammitglieder:innen rechtzeitig informieren. So kann eine herzliche Begrüssung vorbereitet werden, die dem virtuellen Kontext des Treffens angemessen ist.
Anwesend sein ...
... auch aus der Ferne. Oder eher verfügbar sein, leicht und regelmässig 😉 Dazu kann man das beste Werkzeug (Telefon, Skype, Teams, E-Mail ...) sowie die am besten geeigneten Zeitfenster für den Austausch angeben. Die Kommunikationsfrequenz in den ersten Wochen wird wahrscheinlich höher sein als üblich, was normal und notwendig ist, um eine gute Arbeitsstelle anzutreten.
Checkliste für Ihr digitales Onboarding
Wir stellen Ihnen hier die Checkliste zur Verfügung, die wir bei Academic Work verwenden, wenn wir neue Mitarbeiter:innen begrüssen. Laden Sie diese hier herunter:
Template - Integrationsprogramm
Wir stellen Ihnen auch eine Vorlage für ein Integrationsprogramm zur Verfügung, die Sie je nach Bedarf erweitern und verändern können. Wir haben die Felder, die angepasst werden müssen, rot hervorgehoben:
Don't
Den Prozess vernachlässigen, weil er digital stattfindet
Gerade aus der Ferne kommt es auf die kleinsten Details an, denn dies erschwert, Botschaften in ihrer Gesamtheit zu vermitteln. Die Entfernung hindert uns nicht daran, die gleiche Qualität des Empfangs vorzubereiten, jedoch sind andere Methoden und Werkzeugen erforderlich. Ein einfacher Trick, um sich voll und ganz auf die Interaktion mit Ihren Mitarbeiter:innen einzulassen, ist, bei Videokonferenzen immer die Kamera einzuschalten, um die Interaktion und das Engagement zu erhöhen.
Zeit für informelle Gespräche vergessen
Die Qualität der Interaktionen, die wir mit unseren Kolleg:innen pflegen, kann sich erheblich auf unser Wohlbefinden auswirken. Es ist möglich, die informellen Momente des Büroalltags virtuell aufrechtzuerhalten, auch wenn dies ein wenig Organisation und Technologie erfordert. Warum nicht mit einem virtuellen Kaffee alle zwei Tage per Videokonferenz beginnen?
Zu schnell gehen
Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin aus der Ferne kann länger dauern, als wenn Sie im selben Büro sitzen würden. Geduld und ein offenes Ohr sind hier gefragt, damit sich Ihr:e neue:r Mitarbeiter:in gut aufgehoben fühlt.
