Distance Management - 4 wesentliche Regeln für das Management eines Teams

Veröffentlicht am: 17. Februar 2022

2020 standen Unternehmen vor der Herausforderung, erfolgreiche Strukturen für Remote Work aufzubauen und auch nach der Pandemie wird das Arbeitsleben digitalisiert und flexibel bleiben. Wir zeigen Ihnen Hilfe für die ungewohnten Anforderungen an das Management in der Distanzführung auf, die bei der richtigen Umsetzung ein Erfolg werden kann.

Während diese Situation für einige neu ist, ist sie es für andere nicht.

Digitale Revolution, Flex Office, Home-Office, Freelancing, Slashing, Millennials, berufliche Switches... Die neuen Technologien haben die Arbeitswelt auf eine Weise beeinflusst, die ihresgleichen sucht. In diesem neuen Kontext haben einige Einrichtungen sehr schnell reagiert und Funktionssysteme eingeführt, die ihren Teams eine hohe Flexibilität ermöglichen. Dazu gehört unter anderem die immer weiter verbreitete Praxis der Homeoffice-Arbeit, die Deloitte 2016 bereits auf 28 % für die Schweizer schätzte (auf der Grundlage von 1/2 Tag pro Woche).

Einige Unternehmen haben diese Arbeitsweise sogar zum Ausgangspunkt für die Entwicklung ihres Geschäftsmodells genommen, wie etwa Unternehmen wie Platform.sh, Automattic oder BoundManager, und sparen sich so die Miete von Büros und der dazugehörigen Büroausstattung. Diese Unternehmen sind oft Teil der grossen Tech-Familie und haben Teams in mehreren Ländern.

Unterscheidet sich das Remotemanagement wirklich so stark vom herkömmlichen Management?

Distanzführung basiert im Wesentlichen auf denselben Fähigkeiten und Kenntnissen wie das Büromanagement. Ein optimales Mass an Engagement aufrechterhalten, bleibt das Hauptziel. Wir bei Academic Work glauben, dass ein gutes Mass an Engagement gewährleistet ist, indem dem Team ausreichend Klarheit und Energie verliehen wird. Das Setzen von klaren Zielen ist also das A & O, Ziele für das Team und jede:n einzelne:n Mitarbeiter:in. Und Sie müssen verstehen, was Sie als Führungskraft beitragen müssen, damit das Team seine Mission erfüllen kann. Der Unterschied beim Remote Working besteht jedoch darin, dass diese beiden Komponenten schwieriger zu kommunizieren sind, weil wir uns nicht physisch sehen können.

Wie kann man ein engagiertes und effizientes Team auf Distanz zusammenhalten, wenn wir es gewohnt sind, auf demselben offenen Raum zu sein? Hier sind Ratschläge, die das Beste aus Remote Leadership holen!

#1 Bringen Sie Struktur in Ihre Meetings

Dieser Punkt ist bereits bei physischen Meetings und Konferenzen essenziell, doch bei Telefonaten und Video Calls gilt umso mehr: Ein schlecht geplantes und unstrukturiertes Meeting entpuppt sich oft als verlorene Zeit für alle Teilnehmenden. Legen Sie im Vorfeld den Zeitpunkt und die Dauer einer Besprechung fest und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen über die Tagesordnung und ihren eigenen Beitrag ausreichend informiert sind. Auch bezüglich der Häufigkeit von Meetings sollten Sie eine klare Struktur finden, die Kommunikation oft genug anbietet, um up to date zu bleiben, aber nicht so oft, dass die Informationsdichte der Calls darunter leidet.

Besprechungsplan

Richten Sie also für Ihr Team einen klaren Besprechungsplan ein, in dem Sie angeben, welche Besprechungen Sie und Ihr Team benötigen und wie häufig diese Besprechungen stattfinden müssen. Denken Sie auch daran, wiederkehrende individuelle Abstimmungen mit Ihren Mitarbeiter:innen zu planen. Dazu eignen sich Tools wie Outlook und Teams.

#2 Achten Sie auf klare Kommunikation und setzen Sie Prioritäten

Man ist schnell versucht, digitaler Kommunikation nicht die gleiche Priorität und Aufmerksamkeit einzuräumen wie einem physischen Meeting vor Ort. Wenn Ihre Kommunikation aber vor allem über E-Mail, Slack, Teams, Skype & Co. stattfindet, können schwammige Formulierungen zu Stunden unnötiger Arbeit führen und als unfreundlich wahrgenommene Bemerkungen für Unmut im Team sorgen. Auch ist es tabu, während einer digitalen Kommunikation mal schnell die E-Mails zu checken oder an einem Bericht zu schreiben! Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeiter:innen und das Gespräch mit ihnen - auch wenn es nicht vor Ort stattfindet.

Daher sollten Sie beim Fernmanagement verstärkt auf eine klare Kommunikation achten. Lesen Sie E-Mails vor dem Absenden noch einmal durch, und machen Sie sich vor längeren Calls Notizen, was Sie Ihren Teammitgliedern wie kommunizieren wollen und verschieben Sie digitale Meetings nur, wenn es unbedingt sein muss.

#3 Steigern Sie die Effizienz von Besprechungen

Bei virtuellen Besprechungen sind Telefon- oder Videokonferenzen aus dem einfachen Grund notwendig, weil sie eine der wenigen Interaktionen darstellen, die wir mit unseren Kolleg:innen haben. Also sollten wir die Effizienz dieser Meetings steigern.

Bei Academic Work halten wir uns an einige wichtige Regeln:

1. Verwenden Sie eine geeignete Plattform. Es gibt heute viele Anwendungen für Fernbesprechungen, aber wir bevorzugen Microsoft Teams, da wir es für das beste Tool für Dokumentenaustausch und Videokonferenzen halten.

2. Alle gebuchten Besprechungen sollten eine klare Besprechungsagenda haben, die den Besprechungsteilnehmer:innen im Voraus mitgeteilt wird. Überlegen Sie sich gleichzeitig, ob die Teilnehmer:innen vor dem Meeting etwas tun können, damit Sie das Meeting optimal nutzen können. Je besser Ihre Mitarbeiter:innen auf ein Treffen vorbereitet sind, desto mehr Zeit kann für Austausch, Aufbau und Entscheidungen genutzt werden.

3. Bestimmen Sie eine:n Moderator:in. Neben einer klaren Agenda ist es auch hilfreich, eine:n klare:n Besprechungsleiter:in zu haben, um das Beste aus digitalen Besprechungen herauszuholen. Bei Führung geht es darum, Ergebnisse durch andere zu erzielen. Mit einer klaren Struktur, Agenda und Richtung für das Meeting ist es einfacher, das Ziel des Meetings zu erreichen.

#4 Bewahren Sie die Zeit für informelle Momente.

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen schreiben oder telefonieren, sollten Sie die Gespräche nicht ausschliesslich auf Berufliches beschränken. Schliesslich fallen beim Distance Management viele alltägliche Büro-Situationen weg - etwa der kurze Plausch in der Kaffeeküche darüber, wie denn das Wochenende war. Dabei geht es nicht darum, stundenlange Privatgespräche zu führen, vielmehr zeigen Sie sich von Ihrer menschlichen Seite, wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen auch mal fragen, wie es der Familie geht oder wohin der nächste Urlaub gehen soll. Auch organisieren wir bei Academic Work regelmässig After-Work-Stunden oder kurze Sportslots über Microsoft Teams, um uns fit zu halten und den Kontakt zwischen uns allen zu pflegen.

Schlussfolgerung und weitere Lektüre

Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen dabei helfen, Ihre Methoden und Tools für ein gutes Fernmanagement zu verfeinern. Im Folgenden finden Sie die mit diesem Artikel verbundenen Inhalte und weiterführende Lektüre

• Work Smart Week: Die Deloitte-Studie über Remote Working

• Der YPAI - Young Professional Attraction Index: Die einzige Studie in der Schweiz über junge Berufstätige

• Die 5 wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams - für angenehme und effektive Fernbesprechungen, in unserem Blog.