Unsere 5 beliebtesten Funktionen in Microsoft Teams - für angenehme und effektive Remote-Meetings

Veröffentlicht am: 25. Februar 2022

Du hast dich wie wir von einem Tag auf den anderen zu Hause wiedergefunden, um zu arbeiten, mit deinen Kindern, deinen Kolleg:innen, deiner Internetverbindung, die du managen musst ... oder mit allen dreien gleichzeitig? Wir bei Academic Work haben die Gelegenheit genutzt, um neue Methoden zu experimentieren. Heute stellen wir dir die fünf Microsoft Teams-Funktionen vor, die wir seit unserer Umstellung auf 100%ige Home-Office-Arbeit am häufigsten nutzen, um weiterhin mit Kolleg:innen und Partner:innen zu chatten. Und als Bonus gibt es noch ein paar Tipps aus einem Artikel der Harvard Business Review über die Kunst und die Art und Weise, wie man Remote-Meetings leitet. Los geht's!

#1 Zugänglichkeit über einen Browser.

Die erste angenehme Funktion von Teams ist unserer Meinung nach, dass es nicht notwendig ist, die Teams-Anwendung zu installieren, um über Teams an einer Besprechung teilzunehmen, ebenso wenig wie ein Outlook-Konto oder ein Microsoft-Betriebssystem. Tatsächlich ermöglicht die Plattform die Nutzung im Internet über einen Browser. Wir empfehlen allerdings den Google Chrome-Browser, um Bugs zu minimieren. Wenn du über Teams zu einem Meeting eingeladen wirst, kannst du dich ganz einfach einloggen, auch wenn du nicht auf alle Funktionen zugreifen kannst. Die Anwendung fragt lediglich nach dem Namen und bittet darum, die Qualität der Kamera und des Mikrofons zu überprüfen, bevor du an der Diskussion teilnehmen kannst, was du mit einem Klick auf Join now tun kannst.

Achtung: Wenn deine Kamera und dein Mikrofon nach diesem Vorgang immer noch nicht funktionieren, kann es sein, dass deine Einstellungen für die Sicherheit nicht korrekt sind. In diesem Fall empfehlen wir, Teams den Zugriff auf Kamera und Mikrofon über den Browser oder die Einstellungen deines Computers zu erlauben.

#2 Mit einem einzigen Klick Inhalte teilen

Du bist es gewohnt, Inhalte während Meetings zu teilen. Das kannst du auch über Teams tun, und zwar vom Dashboard aus, wie unten abgebildet:

Es ist einfacher, deine Aussagen mit Tabellen, Diagrammen oder Daten zu illustrieren, die du hervorheben möchtest. Eine Funktion, die uns besonders zusagt, ist, dass du deinen gesamten Desktop freigeben kannst (was du siehst, sehen auch deine Gesprächspartner:innen) oder nur die Präsentation oder die Datei, die du zeigen möchtest. Praktischer, wenn du mit vielen vertraulichen Daten arbeitest 👌.

#3 Den Hintergrund weichzeichnen und Hintergrundgeräusche reduzieren.

Dies ist unsere Lieblingsfunktion in Microsoft Teams. Egal ob du zu Hause oder in einem Café bist, du möchtest vielleicht nicht, dass deine Gesprächspartner:innen von dem abgelenkt werden, was hinter dir passiert (sehr praktisch, wenn du von deinem Schrank aus arbeitest, wegen der Ruhe oder der Qualität des WLANs). Oder du hast einen wichtigen Termin und möchtest so professionell wie möglich wirken, in einer Umgebung, die neutral ist und keine Hinweise auf dein Privatleben enthält.

Technisch gesehen funktioniert diese Funktion wie die Vordergrundkamera-Funktion des iPhones. Um sie zu aktivieren, befindet sich der Befehl auf dem Dashboard wie folgt:

Nebengeräusche werden von der App automatisch erkannt und reduziert. Es ist nicht nötig, etwas zu aktivieren.

#4 Präsentation aufzeichnen

Eine weitere Funktion, die wir immer wieder gerne nutzen, ist die Aufzeichnung der Sitzung für diejenigen, die nicht anwesend sind oder die eine bestimmte Information noch einmal nachschlagen müssen. Die Schaltfläche befindet sich ebenfalls auf dem Desktop, und du kannst die Aufnahme jederzeit starten und stoppen. Diese Funktion zeichnet sowohl die Folien als auch das Audio auf.

Alle Teilnehmer:innen sehen, sobald die Aufzeichnung begonnen hat, einen kleinen roten Knopf, der blinkt. Am Ende der Präsentation erhalten sie eine E-Mail mit dem Link, um die Aufzeichnung aufzurufen.

#5 Gib einem Teilnehmer die Kontrolle über deinen Bildschirm

Diese Funktion ist sehr praktisch, wenn Sie beispielsweise ein technisches Problem haben. Du kannst dann eine Person anrufen, die dir helfen kann, und ihr die Kontrolle über die Steuerung deines Desktops geben. Um dies zu tun, musst du zuerst deinen Desktop freigeben (siehe Funktion #2 oben) und dann die Kontrolle an die Person deiner Wahl übergeben, die oben auf deinem Bildschirm zu sehen ist:

Wenn du mehr über dieses Thema erfahren möchtest, empfehlen wir dir die Lektüre dieses Artikels aus der Harvard Business Review, den du hier findest.

Bonus: Tipps und Tricks zur Durchführung von Remote-Meetings

#1 Sei eine gute Viertelstunde voraus: Was die Technik oder die Geschwindigkeit unserer Internetverbindung angeht, ist nicht jeder von uns gleich. Um Fehler in letzter Minute oder Fehlschläge zu vermeiden, empfehlen wir dir, deine Instrumente im Voraus gründlich zu testen. Wenn du ein internes Meeting durchführst, ist eine Notiz am Vorabend oder ein paar Stunden vor dem Meeting, in der erklärt wird, wie die App funktioniert, willkommen 🤓.

#2 Verwende Videokameras und bitte deine Gesprächspartner, dasselbe zu tun: Bei internen Besprechungen mit weniger als fünf Personen ermöglicht die Verwendung von Videokameras, die Mimik und Emotionen der anderen zu sehen und die Kommunikation menschlicher zu gestalten.

#3 Konzentriere dich auf das Wesentliche: Wenn du das nicht schon bei deinen Präsentationen tust, ist dieser Ratschlag bei virtuellen Meetings besonders wichtig, da es hier viel schwieriger ist, die Aufmerksamkeit der Gesprächspartner aufrechtzuerhalten. Die Zeit des virtuellen Treffens sollte dazu genutzt werden, sich auszutauschen, zu diskutieren und aufzubauen, anstatt zu beschreiben oder zu präsentieren. Wir bei Academic Work schätzen, dass ein virtuelles Treffen in maximal 20 Minuten abgeschlossen werden kann. Kannst du diesen Rekord brechen?

#4 Maximiere die Anzahl der Interaktionen: Leider sind Remote-Meetings für viele von uns das Synonym für Inaktivität. Wer bei diesen Meetings noch nie in den sozialen Netzwerken unterwegs war, sollte den ersten Tweet absetzen! Als Moderator:in oder Initiator der Interaktion musst du dich also bemühen, Fragen zu stellen und die Teilnehmer:innen dazu bringen, miteinander zu interagieren.