Verhaltensregeln für die Kommunikation am Arbeitsplatz
Ob E-Mail, Teams oder Slack: Ein Grossteil unserer Arbeit läuft über digitale Kommunikationsplattformen, über die wir mit Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen interagieren - aber wie sollen wir uns in dieser Art der Kommunikation am besten verhalten? Wir zeigen dir einige Leitprinzipien und Denkweisen, die das Risiko für Kommunikationsfehler minimieren.
Veröffentlicht am: 25. Februar 2022
Ist es angebracht, in Chats mit deinem Manager Smileys zu verwenden? Was ist mit Witzen oder GIFs, wenn wir mit Kund:innen kommunizieren oder Kolleg:innen ein Meme schicken, das wir lustig finden? Kann ich eine Datei an alle im Büro schicken, um meine Freude über den anstehenden Geburtstag von Kolleg:in X zu verbreiten?
Das haben wir alle schon erlebt. So viele Fragen, so viele Szenarien. Was soll man tun?
Nun, das hängt ganz von der Situation ab. Vor fünf oder zehn Jahren hätte man die Antworten einfach auflisten können: "Mach immer dies, wenn du deinem Chef eine E-Mail schreibst, mach manchmal das ..., mach bloss nie das …" usw. Spulen wir aber ins Jahr 2022 vor, und die Flut an digitalen Kanälen und Kommunikationsumgebungen wächst von Tag zu Tag - jeder einzelne Kanal mit seinem eigenen Zweck, seinen Traditionen und seiner internen Logik. Da ist es ziemlich kompliziert und chaotisch geworden.
Anstatt also nur ein paar starren Regeln, die morgen schon veraltet sein können, wollen wir dir lieber vier wichtige Aspekte mitgeben, die du beachten solltest, um in deiner Kommunikation am Arbeitsplatz auf Nummer sicher zu gehen.
1. Verstehe die Unternehmenskultur
Um Kommunikation und deren Formen zu verstehen, musst du die Kultur verstehen, in der sie stattfindet. Die Art und Weise, wie sich grosse Begriffe wie Unternehmenskultur und Employer Branding auf die Regeln der Kommunikationsetikette im Unternehmen auswirken, ist nicht immer offensichtlich - aber sie tun es!
Ein Start-up im Tech- oder IT-Bereich wird wahrscheinlich eine andere Unternehmenskultur haben als eine grosse Bank, die es schon seit Jahrhunderten gibt. Und das bedeutet, was in Bezug auf die interne und externe Kommunikation in Ordnung ist und was nicht, unterscheidet sich unweigerlich. Ein Beispiel: In einer dezidiert formellen Organisation ist es wahrscheinlich keine gute Idee, unangekündigt und ohne vorgesehenes Meeting in das Büro einer Führungskraft zu platzen. In einer ausgesprochen informellen Organisation kann diese Art der spontanen Kommunikation willkommen sein, und sogar belohnt werden.
2. Pass dich an die herrschende Etikette an - das zeigt Wirkung
Es ist also wichtig, immer sicher zu sein, dass du die Kommunikationsrichtlinien deines Unternehmens verstehst und dich ihnen anpasst. Was das bedeutet, kann jedoch sehr unterschiedlich sein, je nachdem, in welcher Situation du dich befindest:
- Wenn du ein:e neue:r Consultant:in in einem Unternehmen bist, in dem du noch keine Zeit hattest, die Kultur zu entschlüsseln, dann stell Fragen und achte darauf, dass dein Onboarding-Prozess diese Lücken schliesst. Welche Kommunikations- und Markenrichtlinien hat dein Arbeitgeber? Welche formellen und informellen Regeln, wenn es um Dinge wie Hierarchien, Privatsphäre und Transparenz geht, solltest du kennen?
- Wenn du schon länger im Unternehmen arbeitest, bist du vielleicht besser in der Lage, dich nicht nur an die Kommunikationsetikette anzupassen, sondern sogar einen positiven Einfluss auszuüben. Hast du Erkenntnisse und Erfahrungen sammeln können, die möglicherweise die Art und Weise verbessern könnte, wie du, dein Team und das Unternehmen kommunizieren? Vielleicht hat die informelle Alltagskommunikation in Teams/Slack - anstelle von endlosen E-Mail-Schleifen - die Effizienz eher verbessert? Oder vielleicht haben diese Tools die Kommunikation weniger klar und weniger effektiv gemacht? Handle und schlag dementsprechend Verbesserungen vor. Denken daran, dass jede Meinung im Unternehmen zählt - und auch geschätzt werden sollte.
- Wenn du irgendwo dazwischen liegst, auch hier gilt: Stelle Fragen. Indem du mit deinen Manager:innen und Kolleg:innen sprichst und gleichzeitig ein solides Verständnis für die Kundenerfahrung erwirbst, wirst du deine Anpassung an den Kommunikationsverhaltensregeln beschleunigen.
3. Akzeptiere Mikro-Feedback
Das obige Mantra Fragen stellen ist nur ein Aspekt einer Schlüsseleigenschaft von Young Professionals im Allgemeinen und der Art und Weise, wie sie arbeiten können, um sich zu entwickeln. Mikro-Feedback ist ein populärer Überbegriff für einen wichtigen Wandel in der Feedback-Kultur, den wir so ziemlich auf der ganzen Welt beobachten. Wenn das "alte" Feedback-Paradigma darin bestand, ALLES Feedback für lange und komplexe jährliche "Leistungsbeurteilungen" aufzusparen (und das war's dann), geht es beim neuen Paradigma darum, Feedback zu einem kontinuierlichen und organischen Prozess zu machen. Auf Gruppenebene wollen Young Professionals ihr Feedback schnell und in kleinen, relevanten Häppchen. Hier ist ein allgemeiner Leitfaden für intelligentes Mikro-Feedback:
- Feedback sollte auf Entwicklung abzielen, nicht auf gewinnende Argumente
- Feedback sollte auf Fakten beruhen, nicht auf Meinungen
- Feedback sollte von der richtigen Person kommen, nicht von einem Mittelsmann
- Feedback sollte so schnell wie möglich gegeben werden (in einem stressfreien und konstruktiven Kontext)
Die Kunst, Feedback zu geben, zu erhalten und darum zu bitten, ist in der Tat ein zweischneidiges Schwert. Es ist die Aufgabe deines Managers, dir gegenüber offen zu sein, was deine Leistung, deine Stärken und Schwächen, dein Entwicklungspotenzial usw. betrifft. Umgekehrt ist es deine Aufgabe, deinem Manager mitzuteilen, wie du die Dinge siehst, was du von deiner Arbeitsbelastung und deinem Entwicklungsplan hältst und, nicht zuletzt, was für dein allgemeines Wohlbefinden bei der Arbeit wichtig ist. Mikro-Feedback ist keine "Zauberformel". Aber es ist ein grossartiges Werkzeug, um Offenheit und gegenseitiges Vertrauen aufzubauen.
4. Wenn die Kacke am Dampfen ist
Wir alle machen Fehler. Vielleicht passiert es nicht heute, vielleicht nicht morgen, aber eines Tages wirst du vielleicht genau dieses unglückliche Status-Update, GIF oder "E-Mail an alle in allen Büros" senden, das etwas VÖLLIG anderes über dich/deine Mitarbeiter:innen/deine:n Arbeitgeber:in signalisiert, als du beabsichtigt hast. Die Erkenntnisse aus Jahrhunderten der Krisenkommunikation sagen alle das Gleiche: Stehe zu deinem Fehler. Sei offen und transparent, bedauere sogar ausdrücklich, wenn du die Gefühle von jemandem verletzt oder in irgendeiner Weise Schaden angerichtet hast, sei es monetär oder mental.
Die gute Nachricht: Hier kommt es darauf an, die Unternehmenskultur zu verstehen und solide Feedbackschleifen aufzubauen. Wahrscheinlich wird es dir nicht schwerfallen, deinen Vorgesetzten, oder wer auch immer in der Situation relevant ist, zu kontaktieren und zu erklären, was gerade passiert ist, wenn ihr bereits kontinuierlich über kleinere und grössere Angelegenheiten kommuniziert. Dann also ist dies nur eine weitere Sache, die ihr gemeinsam besprechen könnt. Dann befindest du dich nicht in einem Worst-Case-Szenario, auch wenn es sich im Moment gerade so anfühlen mag.
Das Worst-Case-Szenario ist, dass du deine Unternehmenskultur NICHT wirklich verstehst und keinen offenen und organischen Dialog mit deinem Manager führst - das wäre schlecht, dann könntest du in Schwierigkeiten sein.
