Moins travailler pour mieux penser, les bonnes pratiques des CEO efficaces

Chez Academic Work, nous avons décidé de prendre le sujet à bras le corps et de vous faire part des bonnes pratiques que nous avons réussi à mettre en place en termes de gestion du temps, afin de valoriser plutôt nos idées, et notre bonne énergie.

Ces pratiques nous sont parvenues au cours de nos lectures, en écoutant des interviews de CEOs qui semblent vivre 4 vies simultanément. Nous les avons toutes testées, et vous proposons celles que nous implémentons au quotidien.

Commencer par noter ce qui est fait

Avant de faire des changements ou d’implémenter de nouvelles habitudes, il est intéressant d’observer ce que l’on fait à l’instant t. C’est-à-dire, prendre une feuille et noter les étapes de la journée. Quand vous arrivez au bureau, que faites-vous? En face de chaque point, n’hésitez pas à noter si vous pensez avoir effectué cette tâche rapidement, si elle est utile et si vous en avez retiré du plaisir.

Cette étape va vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur une journée type et de repérer ce que vous faites le plus, si cela vous plait et surtout, si c’est en lien avec votre rôle et vos aspirations. Il sera ensuite plus facile de faire des modifications, doucement mais sûrement.

La ToDo liste, on aime ou on accuse?

Le concept était sympathique pourtant… et puis nous nous sommes vite rendus compte que la satisfaction de la ToDo liste résidait plus dans le fait de l’écrire plutôt que de l’utiliser pour ce qu’elle est. Ah, le sentiment d’accomplissement presque bizarre de rayer un élément de la ToDo liste (qui n’a jamais presque percé le papier avec son stylo nous jette la première pierre).

Malheureusement, les tirets de la ToDo liste ont tendance à s'accumuler de plus en plus vite. « Répondre à l'agence de créa » se retrouve juste en-dessous de « Etablir budget 2019 » et vous constatez alors le principal problème de la ToDo liste: à faire des listes, on en oublie les priorités. Tout devient urgent, tout semble avoir la même importance, ou pire, pour les time optimists comme certains d’entre nous… tout semble pouvoir être réglé en 5 minutes.

Pour se soulager de cette extension de la phobie administrative, nous avons décidé de travailler avec des tableaux de bord, plutôt que des listes. Chaque projet est décrit, avec à son côté un degré de priorité, un code couleur, une note… pour que chaque membre de l’équipe sache comment s’organiser dans ses tâches. D'ailleurs, de nombreuses applications en ligne proposent des tableaux prêts à être utilisés et partagés, tout cela en ligne. Nos préférés et ceux que nous utilisons régulièrement: Monday, Asana & Trello.

Déléguer pour libérer son calendrier

Nous le savons, faire confiance et déléguer sont deux notions plus faciles à conceptualiser qu’à pratiquer. Il est en effet complexe pour certains de visualiser que ce que l’on faisait tout seul pendant une période, est maintenant dans les mains de quelqu’un d’autre, ou d’une équipe toute entière.

Se séparer des tâches sur lesquelles nous sommes très à l’aise pour les confier à une nouvelle personne est pourtant une belle manière de sortir de sa zone de confort, et plus concrètement, de libérer du temps. Temps qu’il est alors possible d’investir dans des séances plus rétrospectives ou créatrices afin de bûcher sur les nouveaux projets.

Savoir dire non

Regarder de façon réaliste l’arrivée de nouveaux projets par rapport au temps dont nous disposons nous parait important pour garder un équilibre entre Faire et Penser. Savoir dire non, ce n'est pas forcément paraitre désagréable aux yeux de ses collègues, mais plutôt choisir ses batailles pour investir son temps et son énergie dans des projets pour lesquels nos objectifs sont atteints.

Si l'on revient au premier point de cet article, nous réalisons qu'il est possible d'observer une journée type et de juger quelles tâches nous réalisons pour contribuer à atteindre les objectifs que l'on s'est fixés et quelles tâches nous réalisons pour contribuer à atteindre les objectifs d'un collègue, ami, ou supérieur hiérarchique. Si vous ne trouvez pas d'équilibre dans ce comparatif, c'est peut-être l'occasion rêvée pour commencer à dire non et vous recentrer sur vos priorités. Cela vous donnera plus de temps et de perspective sur le long terme. Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous conseillons la lecture du livre La 25e heure!

Et si l'on pratiquait le Deep Work?

Le deep work, vous connaissez? Théorisé par Cal Newport, cet état de concentration intense permet de travailler sur des sujets de fonds pendant une période de temps impartie, tout en coupant toute source de distraction extérieure.

Cela s’apparente à un contrôle de maths à l'école? Vous n’avez pas tort. Cette pratique est en réalité de plus en plus rare dans nos modes de fonctionnement actuels, en grande partie à cause des sources de divertissements qui se multiplient.

En effet, comme avec une drogue, le cerveau préfère se laisser distraire par une notification Facebook ou un e-mail nécessitant une réponse facile et rapide. Malheureusement, même si nous avons l’impression d’être partout et super réactifs, notre capacité de concentration et de création n’est pas du tout valorisée, et notre travail peut vite devenir superficiel.

L’usage d’Internet contribue fortement à la « déconcentration » et représente un coût pour l’entreprise, difficile à mesurer et peu mis en avant par les CEOs.

Chez Academic Work, nous trouvons cela dommage et nous avons fait le choix de limiter les sources de distraction en désactivant nos notifications Outlook et en créant un maximum de règles pour que les e-mails qui ne nous concernent pas directement n’arrivent pas dans notre boite prioritaire. Cela permet dans un premier temps de ne pas se laisser distraire quand les yeux se posent sur l’écran pour travailler.

Si vous souhaitez commencer à implémenter des séances de deep work dans votre semaine, nous vous conseillons tout d’abord de repérer quand dans la journée vous sentez que votre énergie cognitive est à son niveau optimal. Ensuite, nous vous recommandons de travailler sur des blocs assez courts (45 à 60 min) car vous constaterez que ce n’est pas si facile de se concentrer aussi longtemps sur le même sujet!

Cependant, pas de panique! L’ennui est favorable à la création, et petit à petit, vous constaterez que la tâche vous paraitra plus accessible et c’est avec plaisir que vous vous plongerez dans ces phases. Pour découvrir plus en détail pourquoi le deep work est nécessaire et se raréfie, nous vous recommandons volontiers la lecture du livre de Cal Newport.

Alterner Deep Work et séances plus opérationnelles

S’il est question d’organiser des séances de deep work pour développer les sujets de fond et ses capacités de création de valeur, nous pourrions également percevoir l’utilité d’organiser des séances où l’opérationnel et l'hyper connectivité seraient à l’honneur.

Gestion des e-mails, avancée sur les projets, rendez-vous clients, check-up des réseaux sociaux, interaction dans l’open space avec ses collègues… cadrer ces pratiques permet de les vivre pleinement et également de se rendre compte que ces tâches peuvent s’avérer chronophages, sans pour autant valoriser notre propre potentiel ni nos compétences clés.

Cependant, comme elles sont inhérentes à l’avancée des projets et à la vie sociale, il ne faudrait pas pour autant les faire disparaitre. Une attention particulière au temps que ces tâches et ces projets prennent et un cadrage sur la journée permettrait donc d’en profiter pleinement sans pour autant se faire submerger.

Il est aussi utile de laisser de la place dans sa journée pour les imprévus, particulièrement si le poste occupé y a trait. Une heure par jour réservée aux imprévus, c'est une heure oû l'on n'empiète pas sur le deep work ou notre soirée, et cela évite également de finir sa journée en ayant l’impression de n’avoir rien accompli.

Enfin, le bonus de cette mesure est que vous pourriez vous retrouver avec plus de temps que prévu, l’occasion rêvée de préparer la journée du lendemain ou d’importants projets sur lesquels travailler, sans stress.

Une journée pour les réunions?

Chez les salariés de Volvo en Suède, une tendance commence à se développer: les réunions s’organisent toutes le même jour, sous forme de classe universitaire. Concrètement, certains managers ont décidé d’organiser leur semaine avec une journée spéciale pour les projets de fond, et une journée spéciale pour les réunions.

Durant celles-ci, ils ouvrent leur calendrier à leurs collaborateurs pour que ceux-ci réservent un créneau de maximum 45 min afin d’aborder divers sujets. Le manager reste dans la même salle, toute la journée, et sait qu’il va être amené à écouter, orienter et décider.

Cette manière de fonctionner permet de conditionner l’esprit sur un certain mode durant une période donnée. Les autres jours sont réservés aux décisions stratégiques ou aux brainstormings créatifs.

Le business man qui détaille beaucoup cette façon de travailler s’appelle Michael Hyatt. Il a prénommé ce concept « My Ideal Week » (ma semaine idéale). Nous vous avons glissé le template de sa semaine idéale ci-dessous, et vous pouvez en apprendre plus en suivant ce lien.

Prendre le temps de ne rien faire

Lorsque l’on alterne les séances de concentration intense avec les blocs de travail plus opérationnels où la réactivité et la rapidité d’exécution sont importantes, la journée peut vite passer en un claquement de doigts sans que l’on ait pris une minute pour soi.

Cependant, le cerveau a besoin de ces moments de détente et de déconnexion totale pour se reposer, et se recharger. Qui n’a jamais senti qu’une idée avait besoin de « décanter » ou de « reposer » pour pouvoir y revenir plus tard?

C’est pourquoi prendre le temps de s’aérer le corps et l’esprit est essentiel pour favoriser ces processus de réflexion. Faire du sport entre midi et deux, se fixer un horaire fixe pour débrancher son téléphone professionnel ou se forcer à ne pas regarder ses e-mails le soir et le week-end seront plus bénéfiques sur le long terme que sur le court terme.

Ces nouvelles habitudes peuvent sembler nous déconnecter du bouillon de notifications et e-mails de l’entreprise le temps d’une soirée, seulement notre cerveau nous le rendra sur le long terme, en nous permettant d’être plus concentré et réactif.

Conclusion

Sortir de sa zone de confort, progresser et prendre du plaisir dans son travail passe par une réflexion sur ses méthodes de travail et du temps pour la réflexion et la créativité.

En observant une journée type, vous vous rendez compte de ce que vous faites tous les jours et ce que vous souhaiteriez faire évoluer. En déléguant ce que vous savez faire à la perfection, vous libérez du temps pour essayer quelque chose de nouveau et vous lancer peut-être dans une première expérience en tant que manager.

Savoir dire non aux projets trop rébarbatifs ou chronophages et aux notifications des réseaux sociaux laissent de la place dans votre calendrier pour essayer les séances de deep work, et en vous cadrant des blocs pour l'avancée des projets, vous alternez vraiment entre penser et agir.

Enfin, vous n'oubliez pas de vous aérer pour permettre à vos batteries de se recharger et à votre énergie cognitive de se renouveler.

Pour nous, cette organisation marche plutôt bien. Qu'en pensez-vous?