Nos 5 fonctions préférées de Microsoft Teams - pour des réunions à distance plaisantes... et efficaces.

Comme nous, vous vous êtes retrouvés du jour au lendemain à la maison pour travailler, avec vos enfants, vos collègues, votre connexion internet à gérer... voire les trois en même temps? Chez Academic Work, nous en avons profité pour expérimenter de nouvelles manières de travailler, à distance. Aujourd'hui nous vous présentons les 5 fonctions Microsoft Teams que nous utilisons le plus depuis notre passage au télétravail à 100%, pour continuer de discuter entre collègues et avec nos partenaires. Et en bonus quelques conseils inspirés d'un article de la Harvard Business Review sur l'art et la manière de mener ses réunions en remote. C'est parti!

Skype for business, Zoom, Teams... quelle application utiliser?

De nombreuses applications sont aujourd'hui disponibles pour réaliser des réunions à distance, et notre préférence va à Microsoft Teams pour plusieurs raisons:

1. Souvent déjà installée sur les ordinateurs professionnels, cette application permet de naviguer entre ses dossiers et les conversations,
2. Nous avons remarqué une qualité de connexion bien supérieure,
3. Certaines fonctionnalités sont très pratiques pour une utilisation professionnelle, dont les 5 détaillées ci-dessous.

#1 L'accessibilité via un navigateur internet

La première fonctionnalité plaisante selon nous avec Teams, c'est qu'il n'est pas nécessaire d'installer l'application Teams pour assister à une réunion via Teams, comme il n'est pas nécessaire de posséder de compte outlook ou de système d'exploitation Microsoft. En effet, la plateforme permet une utilisation sur internet via votre navigateur. Nous vous conseillons cependant le navigateur Google Chrome afin de minimiser les bugs. Si vous êtes invité à une réunion via Teams, il vous sera alors facile de vous y connecter, même si vous n'aurez pas accès à l'ensemble des fonctionnalités. L'application vous demandera simplement votre nom ainsi que de vérifier la qualité de votre caméra et de votre micro avant de rejoindre la discussion, ce que vous pourrez faire en cliquant sur join:

NB: si après cette manipulation, votre caméra et micro ne fonctionnent toujours pas, il se peut que vos paramètres de sécurité soient responsables. Il faudra dans ce cas autoriser Teams à avoir accès à la caméra et au micro, que ce soit au niveau de votre navigateur ou des paramètres de votre ordinateur.

#2 Partager du contenu en un clic

Vous avez l'habitude de partager du contenu pendant les réunions, ce que vous pouvez également faire via Teams, depuis le tableau de bord comme ci-dessous:

Il sera ainsi plus facile d'illustrer vos propos avec des tableaux, graphiques, ou données que vous souhaitez mettre en avant. La fonctionnalité que nous apprécions tout particulièrement est que vous pouvez partager tout votre bureau (ce que vous voyez est ce que vos interlocuteurs voient) ou simplement la présentation ou le fichier que vous souhaitez montrer. Plus confortable si vous manipulez beaucoup de données confidentielles 👌

#3 Flouter le second plan et amenuiser les bruits parasites

C'est notre fonction préférée de Microsoft Teams. Que vous soyez à la maison ou dans un café, vous ne voulez peut-être pas que vos interlocuteurs soient distraits par ce qui se passe derrière vous (très pratique si vous travaillez depuis votre armoire pour la tranquillité ou la qualité du wifi). Ou alors, vous avez un rendez-vous important et vous souhaitez paraître le.a plus professionnel.le possible, dans un environnement neutre de tout indicateur de votre vie privée.

Techniquement, cette fonction marche comme la fonction "premier plan" de l'appareil photo de l'iPhone. Pour l'activer, la commande est sur le tableau de bord comme suit:

Quant aux bruits parasites, l'application les repère automatiquement et les atténue. Pas besoin ici d'activer quoique ce soit.

#4 Enregistrer la présentation

Une autre fonction qui nous plait et que nous utilisons régulièrement: l'enregistrement de l'interaction pour les absents ou ceux.celles qui auraient besoin de retourner chercher une information précise. La commande se situe également sur le tableau de bord, et vous pouvez démarrer / arrêter l'enregistrement quand bon vous semble. Cette fonction enregistrera les slides et l'audio.

Tous les participants verront, une fois que l'enregistrement a commencé, un petit bouton rouge qui clignote. À la fin de la présentation, ils recevront un mail avec le lien pour accéder à l'enregistrement.

#5 Donner le contrôle de votre bureau à un participant

Cette fonction est très pratique en cas de problème technique par exemple. Vous pouvez alors appeler une personne capable de vous aider et lui donner le contrôle des commandes de votre bureau. Pour ce faire, il est d'abord nécessaire de partager votre bureau (cf fonction #2 ci-dessus) pour ensuite donner le contrôle à la personne de votre choix, en haut de votre écran:

Bonus : tips & tricks sur l'art et la manière de mener ses réunions en remote

#1 Prenez un bon quart d'heure d'avance: face à la technologie ou à la vitesse de notre connexion internet, nous ne sommes pas tous égaux. Pour éviter les bugs de dernière minute ou les loupés, nous vous recommandons de bien tester votre matériel à l'avance. Si vous menez une réunion à l'interne, une note la veille ou quelques heures avant la réunion pour expliquer comment fonctionne l'application est la bienvenue 🤓

#2 Utilisez la vidéo et demandez à vos interlocuteurs de faire de même: lorsqu'il s'agit de réunions internes composées de moins de 5 personnes, l'utilisation de la vidéo permet de voir les expressions et les émotions des autres et d'humaniser la communication.

#3 Concentrez-vous sur l'essentiel: si ce n'est pas déjà le cas lors de vos présentations, ce conseil est vital en cas de réunion virtuelle, car il est bien plus difficile de maintenir l'attention des interlocuteurs. Et pour ce faire, rien de mieux que de se préparer: le temps de la réunion virtuelle doit servir à échanger, discuter, construire, plutôt que de décrire ou présenter. Chez Academic Work, nous estimons qu'un rendez-vous virtuel pourrait être bouclé en 20 minutes maximum. Arriverez-vous à battre ce record?

#4 Maximisez le nombre d'interactions: malheureusement, pour nombre d'entre nous, la réunion à distance est synonyme de passivité. Que celui ou celle qui n'a jamais consulté les réseaux sociaux lors de ces fameux meetings nous lance le premier tweet! En tant que modérateur ou initiateur de l'interaction, il faudra donc redoubler d'efforts pour poser des questions et faire interagir les participants entre eux.

Si vous souhaitez approfondir le sujet, nous vous conseillons vivement la lecture de cet article de la Harvard Business Review, que vous trouverez ici.

Stay safe, stay home!

Nous espérons que ces quelques notes vous permettront d'apprivoiser Teams ainsi que vos réunions à distance. Nous espérons également qu'en cette période incertaine, vous et vos proches prenez soin de vous.

À bientôt, "en vrai" 💚

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