Protéger l’intégrité de vos données à caractère personnel est important pour Academic Work. Pour nous assurer de collecter et de traiter vos données à caractère personnel de manière responsable et sécurisée, nous travaillons activement sur les questions relatives à la protection des données. A la lecture de cette page, vous en apprendrez davantage sur la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel et sur les droits dont vous bénéficiez conformément à la réglementation applicable en matière de protection de la vie privée. Si vous avez la moindre question concernant les mesures que nous prenons pour garantir le respect de votre vie privé ou sur le traitement de vos données, n’hésitez pas à nous contacter par courriel à privacy@academicwork.ch.

Information concernant le traitement de vos données personnelles

Données à caractère personnel collectées et finalités du traitement

Academic Work collectera des données à caractère personnel vous concernant dans le cadre des services que nous vous fournissons. La collecte et le traitement ultérieur de vos données sont nécessaires pour nous permettre d’exécuter nos obligations à votre égard conformément aux Conditions d’Utilisation ou afin de réaliser par ailleurs la finalité du traitement des données. Par exemple, nous pouvons être tenus de conserver certaines données vous concernant afin d’exécuter certaines des obligations mises à notre charge par la loi, telles que celles imposées par la législation sociale ou par la réglementation comptable. Vous pouvez retrouver la synthèse ici. Avec votre accord, nous collecterons également vos données à caractère personnel à l’aide de cookies lorsque vous visiterez notre site web. Vous pouvez en apprendre plus sur comment et quand nous utilisons les cookies ici. En visitant notre site web, vous pouvez refuser de nous donner accès à vos données à caractère personnel en refusant l’installation de cookies sur votre appareil.

Moyens d’obtention de vos données à caractère personnel Les données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet sont celles que vous nous avez fournies, le plus souvent, lorsque vous vous êtes enregistrés comme utilisateur sur notre site web, lorsque vous avez fait acte de candidature via Academic Work, que vous nous avez contacté pour d’autres raisons telles que nos services ou bien des informations publiques que vous avez partagé sur des plateformes professionnelles comme LinkedIn.

Partage de vos données à caractère personnel Dans certains cas, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec des tiers. Ces tiers peuvent être des entreprises faisant partie de notre Groupe, des fournisseurs d’Academic Work, des autorités à qui nous sommes légalement tenus de fournir certaines informations ou des clients lorsque cela est applicable. Nous ne partagerons vos données à caractère personnel avec un tiers que pour la réalisation des finalités pour lesquelles ces données ont été initialement collectées. Nous prendrons toujours les précautions nécessaires pour nous assurer que ces tiers traitent vos données de manière appropriée et sécurisée, par exemple en concluant des contrats avec nos fournisseurs.

Nous pourrons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec les tiers suivants :

Entités du Groupe Academic Work – Nous pouvons parfois être amenés à partager vos informations avec d’autres entités de notre Groupe (Groupe auquel appartient Academic Work). Cela peut arriver lors d’un processus de recrutement, lorsque d’autres entités nous fournissent des services qui les amènent à traiter vos données pour notre compte.

Fournisseurs – Nous pouvons parfois être amenés à partager vos données à caractère personnel avec nos fournisseurs comme nos fournisseurs informatiques pour les besoins de la conservation de données et la gestion opérationnelle, nos fournisseurs d’outils marketing, d'outils d'intégration de polices sur notre site web, d’outils de recrutement et de tests de personnalité.

Autorités – Lorsque les lois nationales ou internationales l’exigent, nous pouvons être tenus de partager vos données à caractère personnel avec les autorités.

Clients – Si vous déposez une candidature via Academic Work et avancez dans le processus de recrutement, à la fin de ce processus, nous présenterons votre profil à notre client. Le client recruteur est responsable de la manière dont il traite les données qu’il reçoit. Pour toutes questions sur la manière dont nos clients traitent vos données à caractère personnel, nous vous recommandons de les contacter directement, étant précisé qu’Academic Work vous aidera à entrer en relation avec eux.

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations concernant les tiers avec qui nous partageons vos données à caractère personnel.

Pour les candidats : privacy@academicwork.ch

Pour les entreprises : privacy@academicwork.ch

Lieu de traitement de vos données à caractère personnel

Nous faisons toujours de notre mieux pour nous assurer que vos données à caractère personnel ne sont ni stockées, ni par ailleurs traitées dans des pays situés hors de l’UE/EEE. Vos données peuvent cependant être transférées ou traitées par notre fournisseur basé aux Etats-Unis, au Canada, en Norvège, en Suisse ou au Royaume-Uni. Dans ces circonstances, les garanties appropriées prévues par l'article 45 du règlement général sur la protection des données, ou les mesures de protections appropriées selon l’Article 46 du règlement général sur la protection des données sont appliquées sous la forme des clauses contractuelles types décidées par la Commission européenne. Si vos données à caractère personnel sont transférées dans des pays hors de l’UE/EEE, nous prendrons les garanties nécessaires (telles que les Clauses Contractuelles Types (CCT), garanties organisationnelles et/ou techniques) pour nous assurer que vos données à caractère personnel seront traitées conformément à la réglementation applicable en matière de protection de la vie privée. Si vous souhaitez obtenir une copie de la liste des garanties utilisées ou si vous désirez obtenir de plus amples informations sur le lieu du traitement de vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous contacter à : info@academicwork.ch

Base légale

Academic Work se doit de documenter la base légale de chaque traitement de données personnelles. En l’absence de base légale, le traitement n’est pas licite et n’est donc pas autorisé. Les entreprises privées et les organisations peuvent s’appuyer sur quatre bases principales :

Le consentement
L’exécution d’un programme
L’obligation légale
L’intérêt légitime

Lorsque nous utilisons l’intérêt légitime comme base, nous évaluons toujours dans quel mesure notre intérêt légitime à effectuer le traitement des données l’emporte sur votre intérêt à ne pas avoir vos données à caractère personnelles traitées. L’intérêt légitime d’Academic Work pour chaque traitement de données est disponible ici.

Les droits dont vous bénéficiez

La réglementation applicable en matière de protection de la vie privée prévoit un certain nombre de droits au profit des personnes dont les données à caractère personnel sont traitées. Vous trouverez ci-dessous une courte description de ces droits. Les droits dont vous bénéficiez peuvent varier en fonction des finalités en vue desquelles nous traitons vos données.

Droit d’information / Principe de transparence – Vous avez le droit de recevoir les informations concernant le traitement de vos données personnelles. Les informations relatives au traitement des données à caractère personnel doivent être fournies par Academic Work, en tant que responsable du traitement, à la fois lors de la collecte des données et lorsque vous demandez à y avoir accès. Vous pouvez en lire plus dans la rubrique "Droit d'accès" ci-dessous. Dans le cas où il arriverait quelque chose avec vos données personnelles qui pourrait les affecter négativement, nous avons l’obligation de vous en informer. Vous trouverez de plus amples informations sur le principe de transparence ici.

Droit de retrait du consentement – Lorsque notre droit de traiter vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement, vous disposez du droit de le retirer à tout moment. La façon la plus simple de retirer votre consentement est de nous envoyer un courriel à privacy@academicwork.ch. Tant que vous n’avez pas retiré votre consentement, nous disposons d’une base légale et donc du droit de traiter vos données personnelles. Après le retrait de votre consentement, nous cessons tout traitement de vos données personnelles.

Droit d’accès – Si Academic Work traite vos données à caractère personnel, vous avez le droit d’en obtenir la confirmation et de recevoir des renseignements concernant ce traitement. Vous avez également le droit d’obtenir gratuitement une copie des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. La copie précisera quelles informations nous avons sur vous, le but de ces données traitées et comment nous les traitons vos données personnelles. Vous pouvez trouver plus d’information sur le droit d’accès ici.

Droit de rectification – Vous disposez du droit de demander à Academic Work de rectifier les données que vous considérez comme étant erronées ou incomplètes. De plus, vous pouvez modifier les renseignements qui figurent dans votre profil candidat à tout moment. Vous trouverez de plus amples informations sur le droit de rectification ici.

Droit d’opposition –Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par Academic Work, par exemple en cas de marketing direct (y compris d’établissement de profile). Dans tous les cas où nous fondons le traitement de vos données à caractère personnel sur notre intérêt légitime (y compris l’établissement de profile), vous pouvez vous opposer à ce traitement, auquel cas nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel. Vous pouvez trouver plus d’information sur le droit d’opposition ici.

Droit de limitation – Dans certains cas, vous avez le droit de demander à Academic Work de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple lorsque vous contestez l’exactitude des données que nous traitons à votre sujet. Dans ces cas particuliers, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel pendant le temps qu’il nous faudra afin de vérifier l’exactitude de vos données. Dans ces cas particuliers, nous ne serons autorisés à traiter vos données qu’avec votre autorisation (en plus de stocker vos données), sauf dans le cas où Academic Work examine une requête, intente une action en justice ou soulève un moyen de défense afin de protéger les droits d'une autre personne ou de protéger un intérêt public important. Vous trouverez de plus amples informations sur le droit de limitation ici.

Droit à l’effacement – Dans certains cas, vous avez le droit de demander à Academic Work d’effacer vos données à caractère personnel. Ce droit est applicable dans les cas suivants : Lorsque vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Lorsque vous retirez votre consentement et que nous n’avons pas besoin de conserver vos données pour d’autres finalités, comme le respect d’une obligation légale.

Lorsque vous vous opposez à un traitement fondé sur notre intérêt légitime et que le motif de votre opposition outrepasse notre intérêt.

Lorsque vous vous opposez à ce que nous traitions vos données à caractère personnel à des fins de démarchage direct et que nous n’avons pas besoin de traiter vos données pour d’autres finalités. Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées de façon illicite.

Lorsque vos données à caractère personnel doivent être supprimées en exécution d’une obligation légale. Veuillez noter qu’Academic Work peut ne pas avoir la possibilité de supprimer certaines de vos données personnelles car il est nécessaire de les traiter aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, par exemple en application d’un contrat que nous aurions conclu avec vous, ou en exécution d’une obligation légale, et se doit de les enregistrer pour une durée donnée. Dans ces cas, nous ne traiterons vos données à caractère personnel qu’à ces fins. Vous pouvez en lire plus sur les obligations légales qui s’appliquent à Academic Work concernant la sauvegarde des données même lorsque vous demandez à les faire supprimer sur le site du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Les lois décrites nous empêchent de supprimer immédiatement certaines données. Vous avez également le droit de vous opposer à ce que nous utilisions vos données à caractère personnel à certaines fins, telles que le marketing direct.

Droit à la portabilité des données – Dans les cas où nous traitons vos données à caractère personnel sur le fondement de votre consentement ou en exécution d’un contrat que nous aurions conclu avec vous, vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez transmises dans un format structuré. Lorsque vous exercez le droit à la portabilité des données, vous avez le droit de transférer vos données à caractère personnel directement d'Academic Work à un autre responsable de traitement des données personnelles lorsque cela est techniquement possible. Si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à tout moment aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Droit de dépôt de plainte Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont Academic Work traite vos données personnelles, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité compétente. L’autorité fédéral à la protection des données et à la transparence peut être contactée via le lien suivant.

Cookies Pour de plus amples informations sur l’utilisation des cookies par Academic Work, veuillez-vous référer à notre politique en matière de cookies.

Modifications de la notice d’information de confidentialité Nous pourrons ponctuellement être amenés à modifier le texte de la présente notice d’information de confidentialité. La dernière version de ce texte sera toujours consultable sur notre site internet. En cas de mises à jour plus approfondies (telles qu’une modification des finalités pour lesquelles nous traitons vos informations ou des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet), nous vous enverrons la dernière version de cette notice d’information à l’adresse e-mail que vous nous aurez fournie.

Contact

Fabian Gattoni est responsable du traitement de vos données personnelles. Nous nous conformons à la législation européenne et suisse en matière de protection des données et travaillons activement sur les questions de protection des données afin de nous assurer que nous traitons vos données de manière adéquate et sûre.

Vous pouvez toujours nous contacter à l’adresse suivante : privacy@academicwork.ch.

Fabian Gattoni

Rue des Deux-Ponts 14

1205 Genève